Conditions générales (accord d'hospitalité)
(ci-après "les CG")

1. Champ d'application

Les présentes conditions s'appliquent à la mise à disposition temporaire et rémunérée de salles de conférence, de banquet et d'événements, ainsi que de locaux destinés à accueillir des événements, des banquets, des conférences, etc., ainsi qu'à tous les services et livraisons fournis dans ce cadre, y compris les services fournis à l'avance à l'Organisateur.

Les conditions générales fournies par l'Organisateur ne s'appliquent pas, sauf accord écrit préalable. Ceci s'applique également à l'annulation de l'exigence de la forme écrite. Dans les présentes conditions générales, le terme "Organisateur" couvre à la fois le client final et le contractant commercialement actif.
Partenaires contractuels

Les partenaires contractuels sont Edenroche Sarl, représentée légalement par Les Mazots du Clos (ci-après "Hôtel"), et l'acheteur/client (ci-après "Organisateur").

2. Formation de la relation contractuelle

La relation contractuelle est formée lorsque l'accord sur l'événement est signé par les deux parties ou lorsque la confirmation électronique est envoyée à l'organisateur.

Les modifications ou annulations ne peuvent être effectuées que dans le cadre des présentes conditions générales.

Si un tiers a agi pour le compte de l'organisateur, ce dernier est conjointement et solidairement responsable envers l'hôtel et le tiers de toutes les obligations qui découlent de l'événement ou des événements contractuels ou qui y sont liées.

3. Prix
Les prix des chambres et des autres prestations de l'Hôtel sont indiqués exclusivement en francs suisses (CHF) et comprennent la taxe sur la valeur ajoutée prévue par le droit suisse.

4. Avance, garantie, facturation

Les Mazots du Clos est en droit de demander un paiement anticipé pouvant aller jusqu'à 100% de la rémunération convenue pour ses services (taxe sur la valeur ajoutée incluse). Ce paiement peut être effectué par virement bancaire ou par carte de crédit. Le montant de l'acompte sera crédité sur la facture dans son intégralité, mais sans intérêt.

Sauf accord contraire, l'acompte est dû sans rappel au plus tard à la réception de la dernière confirmation écrite de la réservation. Tous les frais de transfert bancaire sont à la charge du client.

Si l'acompte versé par l'invité dépasse le solde à payer, la différence sera recréditée sur le compte utilisé pour effectuer l'acompte. Il n'est en aucun cas possible d'effectuer un paiement en espèces ou de recréditer le solde excédentaire sur un compte différent de celui utilisé pour effectuer le paiement initial.

Toutes les factures sont généralement remises à l'organisateur pour paiement en francs suisses (CHF). Si un mode de facturation particulier ou un partage de la facture est souhaité, Les Mazots du Clos doivent en être informés avant l'événement.

L'organisateur est responsable de toutes les factures non payées par les participants à l'événement. Il n'est pas possible pour Les Mazots du Clos d'envoyer des factures à l'étranger. Les hôtes étrangers seront invités à effectuer un paiement anticipé par virement bancaire ou à régler la facture finale par carte de crédit.

Le client de l'événement est en retard de paiement si le montant de la facture n'est pas payé ou ne fait pas l'objet d'une instruction irrévocable de paiement dans le délai de paiement indiqué. En cas de retard de paiement, l'hôtel est en droit d'exiger les intérêts de retard légaux en vigueur, qui s'élèvent actuellement à 5 %.

L'hôte de l'événement n'a pas le droit de faire valoir l'exception de compensation à l'encontre des Mazots du Clos.

5. Informations détaillées, programme, effectifs

Toutes les informations importantes pour la réalisation d'un événement, telles que le menu et le choix des vins, la disposition des places, la décoration des tables et des salles, les menus imprimés, les aides techniques, etc. doivent être communiquées aux Mazots du Clos au plus tard 14 jours avant l'événement.

L'Organisateur fournira aux Mazots du Clos un programme précis au plus tard 10 jours avant l'événement.

Jusqu'à 30 jours avant l'événement, il est possible de réduire gratuitement l'effectif initialement prévu. À partir de 29 jours avant l'événement, un maximum de 20 % de l'effectif initialement déclaré peut être annulé sans frais. En cas d'annulation supplémentaire, la différence entre l'effectif déclaré et l'effectif final sera facturée.

L'effectif définitif doit être communiqué par écrit aux Mazots du Clos au plus tard 4 jours avant l'événement. Si l'effectif réel est inférieur, l'effectif final confirmé servira de base à la facturation ; s'il est supérieur, Les Mazots du Clos ne garantit pas que tous les invités pourront être accueillis. Les frais supplémentaires occasionnés par les participants supplémentaires seront facturés à l'Organisateur.

L'hôtel est autorisé à facturer les frais supplémentaires résultant de changements apportés à court terme à l'événement, y compris au menu, à la disposition des sièges, à l'aménagement de la salle et au nombre de participants.

L'hôtel est en droit de fixer un nombre maximum de personnes pour des raisons de sécurité. La capacité maximale des chambres fixée par les autorités chargées de la sécurité incendie ne doit pas être dépassée.

6. Utilisation de la salle / changement de salle

Les Mazots du Clos se réservent le droit de procéder à des changements de salle, à condition que les installations de remplacement répondent aux exigences et aux intérêts de l'organisateur et soient acceptables pour ce dernier.

En principe, les salles peuvent être louées jusqu'à 2 heures du matin au plus tard. L'utilisation de la salle est limitée à la salle elle-même, l'apposition de décorations et de matériel publicitaire sur les murs et les plafonds n'étant pas autorisée. A l'extérieur des locaux loués, il est interdit d'installer une table de réception, du matériel publicitaire, des banderoles, etc. ; seule la signalétique mise à disposition par l'Hôtel à cet effet peut être utilisée. Les Mazots du Clos se réservent le droit de changer de salle en cas d'effectif réduit.

Il est interdit de fumer dans toutes les chambres, ainsi que dans les parties communes de l'hôtel.

Les salles d'événements réservées sont mises à la disposition de l'Organisateur - et de ses invités - exclusivement aux fins convenues par écrit et pour la période déterminée convenue.

Il est interdit à l'Organisateur de céder à des tiers, en tout ou en partie, les services garantis contractuellement par l'Hôtel (utilisation de la chambre et services événementiels).

7. Aides techniques

L'Organisateur est responsable de l'utilisation correcte et de la restitution en bonne et due forme de toutes les aides techniques ou de l'équipement qui lui sont fournis par Les Mazots du Clos ou achetés au nom de Les Mazots du Clos auprès de tiers, et il est responsable de tout dommage et de toute perte. Les Mazots du Clos n'est pas responsable des réclamations de tiers.

La mise en place, l'installation ou le placement d'objets et d'équipements de toute nature sur le terrain et dans les locaux de l'hôtel dans le cadre de l'événement, y compris le matériel de décoration, doivent dans tous les cas être convenus à l'avance avec l'hôtel et approuvés par écrit.

En particulier, l'hôte de l'événement garantit que tous les objets et équipements mis en place, installés ou placés sur le terrain et dans les locaux sont conformes aux règles de sécurité et de police applicables, et notamment aux exigences en matière de sécurité incendie, et qu'ils peuvent être enlevés sans dommage.

Le client de l'événement n'est autorisé à utiliser son propre téléphone, télécopieur ou équipement de transfert de données qu'avec l'accord écrit préalable de l'hôtel. L'hôtel peut demander des frais de connexion appropriés à cet effet.

8. Réglementation en matière de sécurité incendie

L'Organisateur doit respecter toutes les règles de sécurité incendie des Mazots du Clos, notamment en ce qui concerne le dégagement des voies d'évacuation, et garantit que tous les matériaux et décorations apportés dans les locaux sont conformes aux règles de sécurité incendie.

L'utilisation de cierges magiques et d'autres objets hautement inflammables et dangereux est strictement interdite.

9. Matériel d'expédition

Les livraisons pour des événements doivent être communiquées en temps utile par écrit, au moins avant que les livraisons ne parviennent aux Mazots du Clos. Les Mazots du Clos se réserve le droit de refuser toute livraison dont l'expéditeur ou le destinataire est inconnu. Les Mazots du Clos n'accepte aucune obligation ou responsabilité à cet égard.

Les frais d'expédition et les droits de douane pour les colis entrants ne sont pas pris en charge par l'hôtel. En cas de non-respect de cette disposition, la réception du colis peut être refusée.

10. Introduction d'aliments et de boissons

En règle générale, le client n'est pas autorisé à apporter de la nourriture et des boissons dans l'enceinte de l'hôtel.
Les exceptions à cette règle doivent faire l'objet d'un accord écrit avec l'hôtel. Dans ce cas, des frais seront facturés pour couvrir les frais généraux.

11. Perte ou détérioration d'objets apportés dans les locaux

Les expositions ou autres objets (y compris les objets personnels) sont introduits dans les salles d'exposition et à l'hôtel aux risques et périls du client.

L'hôtel décline toute responsabilité en cas de perte, de destruction ou de dommage, y compris les pertes financières, sauf si elles résultent d'une intention délibérée ou d'une négligence grave de la part de l'hôtel. En outre, tous les cas où la garde de ces objets est une obligation contractuelle en raison de circonstances particulières sont exclus de cette exonération de responsabilité.

12. Responsabilité de l'organisateur

L'organisateur est responsable de tous les dommages causés aux bâtiments ou à l'inventaire par les participants à l'événement, ses employés, d'autres tiers sous sa responsabilité ou par l'organisateur lui-même.

Si, à la demande et pour le compte de l'invité, Les Mazots du Clos se procure, contre paiement d'une utilisation temporaire, du matériel technique et autre auprès de tiers, cela se fait toujours au nom et pour le compte de l'invité de l'événement. Le client de l'événement est responsable de la manipulation soigneuse du matériel mis à sa disposition, ainsi que de sa restitution dans les règles de l'art. Le client dégage l'hôtel de toute responsabilité en cas de réclamation de tiers découlant de la mise à disposition temporaire de ce matériel ou en rapport avec celle-ci.

13. Droits d'auteur / licences
De sa propre initiative et sans sollicitation, l'hôte de l'événement signale aux autorités compétentes et/ou aux sociétés de gestion collective les services et les actions liés aux droits de licence, aux droits d'auteur, aux droits de la personnalité et aux droits d'utilisation. L'invité supporte directement tous les frais et coûts qui en découlent.

L'hôtel décline toute responsabilité à cet égard.

Les annonces dans les journaux et autres publicités au sens large - y compris les annonces partielles ou révisées - faisant référence à des événements organisés à l'hôtel ne sont autorisées qu'avec l'accord exprès, préalable et écrit de l'hôtel. L'hôtel se réserve le droit d'accorder au client de l'événement - contre paiement d'une redevance - un droit de licence non exclusif et limité dans le temps pour l'utilisation des marques et/ou logos dont il est propriétaire. Le client ne peut toutefois prétendre à l'octroi de droits de licence.

14. Retrait / annulation de la location d'une salle de banquet

Toute annulation doit être faite par écrit.

L'annulation de l'ensemble de la réservation doit avoir lieu entre 10 et 8 semaines avant le début de l'événement, en fonction de la salle réservée. Les annulations ultérieures seront soumises aux frais suivants :

• 10 à 4 semaines avant l'événement : 100% du prix de la location de la salle ;

• De 4 semaines à 3 jours avant l'événement : 100 % du prix de la location de la salle plus 50 % des recettes perdues selon la confirmation (hors boissons) ;

• A partir de 2 jours avant l'événement : 100% du prix de location de la salle plus 100% des recettes perdues selon la confirmation (hors boissons).

Afin de faciliter la facturation des pertes de revenus, les calculs suivants s'appliquent dans le cas où aucun service spécifique n'a encore été convenu :

• Deux fois le prix de la location pour une journée entière

Si, au moment de l'annulation, des accords ont été conclus concernant les repas, etc., ceux-ci constituent la base de calcul.

En tout état de cause, toutes les prestations déjà fournies par Les Mazots du Clos seront facturées.

En cas d'utilisation illégale ou préjudiciable à l'image des lieux loués, Les Mazots du Clos peuvent résilier le contrat ou interrompre les manifestations en cours.

Les Mazots du Clos se réservent le droit d'adapter ses conditions d'annulation en fonction de la nature et de la taille de l'événement. Dans ce cas, cela sera indiqué dans la confirmation.

15. Retrait de l'hôtel

Si un acompte ou une autre garantie de paiement convenue ou demandée conformément au point 5 n'est pas versé, même après l'expiration d'un court délai de grâce accordé par l'hôtel, ce dernier est en droit de résilier immédiatement le contrat.

En outre, l'hôtel a le droit de résilier le contrat avec effet immédiat s'il n'est pas ou plus raisonnable pour l'hôtel de commencer, de poursuivre ou d'exécuter pleinement la relation contractuelle, y compris, mais sans s'y limiter :

• Si la force majeure ou d'autres circonstances indépendantes de la volonté de l'hôtel rendent l'exécution du contrat déraisonnable ;

• Si les chambres et/ou les salles d'événements sont réservées en utilisant des faits matériels trompeurs ou déformés (par exemple, l'identité de l'invité ou l'objet de sa réservation) ;

• Si l'hôtel a de bonnes raisons de penser que l'utilisation des services de l'hôtel peut mettre en danger le bon fonctionnement de l'entreprise, la sécurité ou la réputation des autres clients et/ou de l'hôtel, sans que cela soit imputable au domaine ou à l'organisation de l'hôtel.

Dans les cas susmentionnés, l'hôtel est en droit de résilier immédiatement le contrat et le client ne peut prétendre à aucun dédommagement. Les éventuels acomptes ou garanties versés par le client sont dus et payables à l'hôtel conformément aux dispositions du point

16. Responsabilité de l'hôtel

En principe, l'Hôtel n'est responsable à l'égard du client que des dommages causés à ce dernier de manière intentionnelle ou par négligence grave, qui sont la conséquence directe de l'inexécution par l'Hôtel de ses obligations contractuelles ou d'une exécution matériellement insuffisante. En tout état de cause, le montant des dommages est limité au maximum au coût du séjour réservé par le client ou effectivement payé lors de son départ (hors TVA et paiements en espèces).

En cas de perturbation ou de manque de services de l'Hôtel, l'Hôtel s'efforcera de remédier à la situation dès qu'il en aura connaissance ou qu'il recevra une plainte du client dans les délais impartis. Le client s'efforcera de remédier à la perturbation et de minimiser les dommages éventuels, et informera immédiatement l'Hôtel de toute perturbation ou de tout dommage.

En cas de perte ou de détérioration d'objets apportés dans l'enceinte de l'hôtel, la responsabilité de l'hôtel n'est engagée qu'en cas d'intention délictueuse ou de négligence grave. Si l'hôtel est responsable de tiers, il ne l'est également qu'en cas de négligence grave de la part du tiers ; la responsabilité de l'hôtel est exclue si le tiers cause intentionnellement le dommage.

La responsabilité de l'hôtel est expressément limitée au montant de la couverture de l'assurance responsabilité civile de l'hôtel, en particulier pour les dommages causés à des tiers et les dommages consécutifs. Toute autre responsabilité est expressément exclue. La responsabilité pour les objets de valeur et l'argent liquide n'est acceptée que si ceux-ci sont conservés à l'hôtel ou s'ils ont été remis à la réception contre reçu. Dans ce cas, la responsabilité est limitée à un montant maximum de CHF 1'000.00 par sinistre. L'hôtel n'est pas responsable des pertes ou des dommages résultant d'un cas de force majeure.

Le client perd tout droit à la responsabilité sans compensation s'il n'informe pas immédiatement l'hôtel par écrit dès qu'il a connaissance d'une perte, d'une destruction ou d'un dommage.

En l'absence d'intention délibérée ou de négligence grave, l'hôtel n'est pas responsable de la perte ou de l'endommagement des véhicules garés ou manœuvrés par le client et de leur contenu dans l'enceinte de l'hôtel.

Les messages, le courrier et les envois de marchandises destinés au client sont toujours traités avec soin. L'hôtel se charge de la livraison, de la garde et, sur demande et contre rémunération, de la réexpédition de ces envois. Les demandes de dommages-intérêts sans intention délibérée ou négligence grave, ainsi que les dommages causés à des tiers et les dommages consécutifs, sont exclus.

17. Dispositions finales, compétence, droit applicable et domicile élu

Les modifications ou ajouts unilatéraux aux présentes CGV par l'hôte ne sont pas valables, même s'ils sont faits par écrit.

Le lieu d'exécution et de paiement est Lausanne, Suisse.

L'inefficacité ou la nullité de l'une des dispositions des présents T&C pour la mise à disposition temporaire et rémunérée de chambres d'hôtel n'affecte pas la validité des autres dispositions. Dans ce cas, les parties remplaceront rapidement la disposition invalide par une disposition acceptable et valide dont le contenu reflète autant que possible l'intention commerciale initiale des parties.

L'accord contractuel entre l'hôte et Les Mazots du Clos est exclusivement soumis au droit matériel suisse, à l'exclusion de toutes les dispositions de la Loi fédérale sur le droit international privé (LDIP) et de tous les accords internationaux bilatéraux et multilatéraux applicables.

La juridiction exclusive pour toutes les réclamations découlant de ou en relation avec ce contrat d'hébergement entre les parties définies au début de ce document est Lausanne. Le for convenu contractuellement s'applique également à toute procédure préliminaire visant à obtenir des mesures provisoires.

Les hôtes résidant à l'étranger ou les hôtes sans domicile fixe ou dont le domicile est inconnu déclarent par la présente vouloir se soumettre à une procédure d'exécution forcée en Suisse au sens de l'art. 50(2) de la Loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP) et, en faveur des Mazots du Clos, élisent Lausanne comme domicile spécial pour l'exécution de toutes les obligations découlant de la présente convention d'hébergement ou en relation avec celle-ci.

Les hôtes résidant à l'étranger et les hôtes sans domicile fixe ou dont le domicile est inconnu acceptent que les actes judiciaires et/ou d'exécution qui leur sont destinés par les autorités judiciaires ou d'exécution de Lausanne, y compris les actes et décisions, soient envoyés à l'adresse de l'Hôtel avec effet juridique contraignant.